Microsoft PlannerをMacアプリにする｜仕事の窓と調べものの窓を分ける

チームのタスクを1日に何度も見る仕事をしていると、Microsoft Planner デスクトップ アプリという形を探したくなります。ブラウザのタブに置いたままだと、調べもののタブと混ざって目的の画面が沈み、Teamsの中で開くとチャットと同じ窓を共有することになります。結論を先に書くと、Planner単体のMac用インストーラは案内されていません。提供元が示している開き方は2つで、そこにMacの標準機能を足すと、アプリと同じ扱いの窓が作れます。

提供元が案内している開き方は2つ

公式の手順を読むと、新しいPlannerへの入口は明確に分けて書かれています。1つはブラウザから直接開く方法です。

planner.cloud.microsoft にアクセスして、ブラウザーから直接 Planner にアクセスします。 出典: support.microsoft.com

もう1つが、Microsoft 365のホームページでアプリ起動ツールを開き、そこからタイルを選ぶ方法です。どちらもブラウザの中での操作で、この時点でMac用のインストーラは登場しません。

3つめの経路として案内されているのが、Teamsの中にアプリとして追加する形です。手順としては、その他のアプリを表示を選び、検索バーで名前を探して追加します。追加後にアイコンを右クリックしてピン留めすると、次からすぐ開けるようになります。

Microsoft Teams にアプリを追加するには、いくつかの方法があります。 最も簡単な方法は、[ その他のアプリを表示] を選択し、検索バーで Planner を検索して、[ 追加] を選択することです。 出典: support.microsoft.com

整理すると、パソコンでの入口はブラウザかTeamsのどちらかです。単体のアプリを探し続けるよりも、この2つのどちらを土台にするかを決めるほうが早く目的に着きます。

Teamsの中で開く場合に把握しておくこと

Teamsを土台にする場合、公式の手順の中に見落とされやすい一文があります。追加したアプリを別のウィンドウで開く選択肢が用意されている点です。チャットと同じ画面の中でタブを切り替えるのではなく、タスクの画面だけを切り離せます。

ただし、この形には前提が2つあります。Teams本体を開いておく必要があること。そして、組織でアプリが有効になっていない場合は一覧に出てこないことです。公式の手順にも、表示されない場合は管理者に問い合わせるよう注記があります。自分の権限の外側で決まる部分なので、ここで詰まったらブラウザ側の経路に切り替えるほうが早く進みます。

Teamsを常に開いている人であれば、この形で足ります。一方で、チャットの通知を意識的に切り離したい人には向きません。Teams本体を閉じるとタスクの画面も一緒に閉じるため、通知を避けるためにTeamsを閉じると、タスクの確認もできなくなります。この矛盾を解くのが、次に挙げる窓の作り方です。

Macで独立した窓を作る2つの手順

1つめはSafariの機能です。macOS Sonoma 14以降であれば、Safariでタスクの一覧を開き、メニューバーの「ファイル」から「Dockに追加」を選び、名前を付けて追加します。ホームフォルダの「アプリケーション」フォルダに保存され、DockからもSpotlightからも開けるようになります。

Webアプリは、Safariとは別に機能します。閲覧履歴、Cookie、Webサイトデータ、設定情報はSafariと共有されません。そのため、Safariプロファイルを使う場合と同様に、ブラウズをほかとは切り分けることができます。Webアプリで行ったことは、その中だけで完結します。 出典: support.apple.com

2つめはChromeの機能です。Chromeでページを開き、右上のその他アイコンから「キャスト、保存、共有」を選び、「ページをアプリとしてインストール」を選びます。Chromeのヘルプでは、こうしたウェブアプリはランチャーから開ける形になり、通知やアイコンのバッジ、オフライン用の追加ストレージを含む場合があると説明されています。

どちらも費用はかかりません。Safariの手順はmacOS Sonoma 14以降が前提で、Chromeの手順はそれより古い環境でも使えます。作ったあとは設定画面からアプリケーションURLを差し替えられるため、起点にする画面を自分のタスクの一覧にするか、特定のプランのボードにするかも後から選べます。

仕事の窓と調べものの窓を分ける

窓を分けて最初に変わるのは、閉じる操作の取り違えが減ることです。タブにタスクの一覧を置いていると、調べもののタブと同じ窓に並びます。検索が終わってCommand+Wを押したとき、前に出ていたのがタスクのタブだと、そのまま閉じてしまいます。

消えるのは入力済みの内容ではなく、その画面に置いていた状態です。具体的には次のようなものが失われます。

• 担当者や期限での絞り込みと、並べ替えの条件
• 開いていたビューと、確認しかけていたスクロール位置
• タスクの詳細を開いた状態のサイドパネル
• 書きかけでまだ確定していないコメント

もう1つ起きやすいのが、ブラウザを再起動したときの取りこぼしです。拡張機能の更新や動作が重くなったことでブラウザを閉じると、開いていたタブは復元できても、絞り込みの条件や開きかけのサイドパネルまでは戻りません。窓が分かれていれば、ブラウザ側の都合で閉じる操作がタスクの画面に及びません。

窓が分かれていれば、ほかの作業に移っても画面の状態はその窓の中で保たれます。1回あたりの手戻りは30秒程度でも、1日に何度も起きるものは積み上がります。窓にする候補を選ぶときは、開く回数と、閉じたときに戻す手間の掛け算で見ると判断しやすくなります。

置き場所も固定できます。Dockのアイコンを右クリックして「オプション」を開き、「このデスクトップ」を選ぶと、その窓は決めたスペースで開きます。仕事の画面をまとめたスペースと、調べもの用のブラウザを置くスペースを分けておくと、切り替えの操作がそのまま作業の切り替えになります。

職場のアカウントと、複数のテナントを分ける

窓を分ける利点が大きいのは、複数の職場アカウントを使っている人です。自社のアカウントと、取引先のテナントに招待されたアカウントの両方でタスクを見る場合、1つのブラウザで回していると、リンクを踏んだときにどちらのアカウントで開いているかを都度確かめる動きが発生します。

CookieとWebサイトデータが共有されない仕様は、ここで効いてきます。アカウントごとに窓を作り、それぞれにログインしておけば、開いた時点でどちらかが確定します。名前とアイコンを後から変更できるため、テナント名を付けてアイコンを分けておけば、Dockの中で取り違えません。

注意点は、作った直後に必ずログインを求められることです。職場のアカウントでシングルサインオンや多要素認証を使っている場合は、その確認も窓ごとに通ります。確認コードを受け取る端末を手元に置いてから始めると、作業の途中で止まりません。条件付きアクセスのように組織側で設定されている制御は、窓を分けても判定が変わりません。見え方が変わるだけで、権限の扱いはこれまでと同じです。

通知をどこで受け取るかを決める

窓を分けたあとに効いてくるのが、通知の設計です。タスクの割り当てや期限の通知を、メール、Teams、デスクトップの通知のどこで受け取るかが整理されていないと、同じ内容が複数の場所に届きます。

現実的な落とし所は、即応が要るものだけをデスクトップの通知に残し、残りをメールにまとめる形です。窓をアプリ単位で扱えると、この切り分けがやりやすくなります。通知を送る作りのサイトであれば、窓の中で許可を与えることでDockのアイコンに未読の件数がバッジとして表示され、システム設定の通知一覧にはURLではなくWebアプリの名前で並びます。タスクの窓だけ通知を出し、ほかの窓は切るという調整ができます。

ログイン項目に追加しておく手もあります。Macにログインした時点で開いた状態にできるので、朝いちばんにタスクを確認する習慣があるなら、開く操作そのものが要らなくなります。作った直後に自分宛のタスクを1件立てて、通知が届くところまで一度通しておくと、設定の漏れに気づけます。

ほかの業務画面も同じ形にそろえる

作った窓の大きさと置き場所は、一度決めれば次からそのまま開きます。担当者ごとの一覧を見る窓は横幅を広く取り、タスクの詳細を書く窓は縦を長めに取るといった具合に、用途で形を変えておくと見やすさが上がります。

タスク管理を窓にして具合がよければ、次は文書の共有、勤怠、経費、社内の管理画面と広がります。ここで問題になるのが、作り方がばらつくことです。SafariのWebアプリはmacOS Sonoma 14以降が前提で、Chromeの手順はChromeを入れておく必要があり、サイトによってはインストールの項目そのものが出てこないこともあります。

作り方を1つにそろえたい場合は、サイトをアプリにする専用の道具を使う経路があります。URLとアイコンを指定して独立したアプリを作る形で、アプリごとに別のブラウザプロファイルを割り当てるものが多く、アカウントやテナントの分離を前提に設計されています。300以上のプリセットから選ぶだけで作れる作りであれば、よく使われるサービスはURLの入力もアイコンの用意も要りません。どこまで作れるかはできることにまとまっており、実際の流れは使い方ガイドで確認できます。

選ぶときに見る点は3つです。ブラウザが更新されたあとも作ったアプリがそのまま動くか、通知をアプリごとに切り替えられるか、複数のサービスを1つの窓にまとめる形も選べるか。同じ案件の中でタスクと文書を数分おきに往復するなら1つの窓にまとめたほうが速く、通知の扱いを分けたいならアイコンを分けるほうが向きます。あらかじめ登録されているサービスは対応サービス一覧で確認でき、無料の範囲でどこまで作れるかは料金に書かれています。細かい挙動の違いはよくある質問に整理されています。

進め方としては、まず自分のタスクの一覧を1つだけ窓にして、1週間そのまま使うのが確実です。誤って閉じる回数が減ったか、Teamsを閉じてもタスクを確認できる形になったかを見ます。そこで足りるなら追加の道具は要りません。macOSの版が合わない、テナントが2つ以上ある、ほかの業務画面も同じ形にそろえたい。この3つのどれかに当たった人だけが、次を検討すればよい話です。